Screeningsprotocol

Inhoudsopgave
 

1. Definities 
2. Doel van dit protocol 
3. Doel van screening & monitoring 
4. Betrokken partijen 

5. Proces screening & monitoring 

   5.1a Input: Automatische screening & signalering 

   5.1b Input: Melding door een persoon 

   5.1c Input: Handmatige screening door Platformbeheerders 

   5.2 Beoordeling 

   5.3 Moderatie 

   5.4 Communicatie 

   5.5 Rapportage & gegevensbeheer 

6. Periodieke herziening protocol 

1. Definities

De begrippen die in dit protocol worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden, tenzij hiervan uitdrukkelijk wordt afgeweken. 

Hieronder staat de verklaring van de begrippen die in dit protocol worden gebruikt:

• Account: de persoonlijke omgeving van een Deelnemer.Je hebt inloggegevens nodig om toegang te krijgen tot het account.
• Deelnemer(s): een persoon die met een account kan inloggen op het Platform.
• Partner: de partner met wie The Impact Department een overeenkomst heeft gesloten ten aanzien van het leveren van het Platform.
• Platform: Het platform is de digitale omgeving bestaande uit een netwerk van landelijke en lokale Platforms waar je kunt meedoen aan het impact netwerk.
• Platformbeheerder: Een aangewezen persoon van The Impact Department en/of van onze Partner met een gekoppeld Platform die verantwoordelijk is voor het beheer van het Platform. Deze persoon heeft toegang tot de content van het platform inclusief (een deel van) de persoonsgegevens, voor het onderhouden van teksten tot het borgen van de veiligheid inclusief screening & monitoring. 
• Privacyverklaring: in de privacyverklaring staat welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken als je het platform gebruikt. Er staat ook in waarom we verwerken, hoe we jouw gegevens beschermen en welke rechten jij hebt. 
• Screeningsteam: speciaal getrainde medewerkers van The Impact Department en medewerkers van de Platformbeheerders die de activiteiten in dit Screeningsprotocol uitvoeren.  
• The Impact Department: The Impact Department B.V. 
  
   

2. Doel van dit protocol

Op ons platform verbinden we mensen. Mensen die iets goeds willen doen. En mensen die deze hulp nodig hebben, zowel individuen als mensen actief bij een maatschappelijke organisatie). 

Wij vinden het belangrijk dat dit op een veilige en prettige manier gebeurt. Daarbij houden we ons aan de wet en de regels die hiervoor gelden.

3. Doel van screening & monitoring

Om gebruik van het platform mogelijk te maken en veilig te houden, zetten we screening & monitoring in. Hiermee willen we misbruik, verkeerd gebruik, gebruik dat niet past bij het doel van het platform of gebruik dat niet eerlijk of passend is, voorkomen. Ook willen we deelnemers beschermen tegen ongewenst of ongepast gedrag. Ten slotte willen we ons houden aan de geldende wetten en regels, zoals die omtrent vrijwilligersvergoedingen.

Voorbeelden van ongewenste situaties: het aanbieden of vragen van intieme of seksuele handelingen, commerciële activiteiten, spam, phishing en algemene verboden of illegale inhoud of inhoud die niet voldoet aan onze Algemene Voorwaarden of Gedragsregels. 

De screeningactiviteiten worden verricht in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zie ook onze Privacyverklaring.

4. Betrokken partijen

Bij het uitvoeren van de screening & monitoring en dit protocol zijn meerdere partijen betrokken:

• Screeningsteam
• Platformbeheerders

5. Proces screening & monitoring

Screening & monitoring bestaat uit een aantal fasen:

1. Input: 
   • a. Automatische screening & signalering
   • b. Melding door een persoon of Deelnemer
   • c. Handmatige screening door Platformbeheerders of The Impact Department
2. Beoordeling 
3. Moderatie
4. Communicatie 
5. Rapportage en gegevensbeheer
   
    

5.1a Input: Automatische screening & signalering

De automatische screening vindt continu plaats door een speciaal ontwikkelde 'screeningstool'. De screeningstool ‘bekijkt’ alle activiteiten op het platform en signaleert welke mogelijk ongewenst zijn, zoals beschreven in onderdeel 3 'Doel van screening & monitoring'. 

De screeningstool geeft enkel de gesignaleerde activiteiten weer. Er worden nooit geautomatiseerde besluiten genomen. De beoordeling van deze meldingen volgt in de volgende stap door het Screeningsteam.

Gesignaleerde activiteiten geven de mogelijkheid om verzonden berichten tussen deelnemers in te zien. Zodra de melding is behandeld dan zijn de berichten niet meer in te zien en wordt de melding verwijderd (zie ‘Beoordeling’) . 

5.1b Input: Melding door een persoon

Bezoekers van het platform kunnen zelf melding maken van situaties op een aantal manieren:

• Via het contactformulier op het platform (/contact) of het daar genoemde telefoonnummer
• Via de knop ‘Melden dat dit niet ok is’
• Via de Platformbeheerders of andere betrokkenen
   

5.1c Input: Handmatige screening door Platformbeheerders 

Handmatige screening vindt plaats doordat het Screeningsteam of Platformbeheerders:

• Activiteiten (vraag, aanbod en andere door deelnemers geplaatste inhoud) op het platform checken;
• Mensen telefonisch of per e-mail te woord staan, of op fysieke steunpunten (kantoor, locaties in de wijk, op markten etc.);
• Contact hebben met het netwerk van maatschappelijke organisaties die het Platform gebruiken, en zo feedback ontvangen inclusief screening en veiligheidszaken;
• Direct contact opnemen met deelnemers, bijvoorbeeld om ze welkom te heten op het platform of uit te nodigen voor een kennismaking.

5.2 Beoordeling 

Het Screeningsteam beoordeelt dagelijks de meldingen uit de automatische screening en meldingen die door een persoon gemaakt zijn. Er zijn twee mogelijke uitkomsten:

• Geen actie nodig omdat er geen (mogelijke) overtreding is gevonden > Er wordt verder geen actie ondernomen en de melding wordt verwijderd. 
• Actie nodig omdat er sprake is van een (mogelijke) overtreding > Het Screeningsteam onderneemt passende actie, zie ‘Moderatie’.

5.3 Moderatie

Na het vaststellen van een (mogelijke) overtreding kiest het Screeningsteam al dan niet in overleg met de Platformbeheerders de (combinatie van) best passende moderatie: 

1. Informeren van de betreffende deelnemer over de regels, of tips voor gebruik. 
2. Waarschuwen van de betreffende deelnemer over een (mogelijke) overtreding van de Algemene Voorwaarden of Gedragsregels. 
3. Tijdelijk offline zetten van inhoud, afbeelding en/of tekst(en) die de deelnemer heeft geplaatst. Na samenspraak met de deelnemer kan de inhoud, afbeelding en/of tekst (aangepast) weer online. 
4. Deelnemer ‘volgen’ waardoor we de toekomstige berichten van de deelnemer tijdelijk kunnen meelezen gedurende maximaal 3 maanden. 
   • De lijst met gevolgde deelnemers wordt periodiek gereviewd door het Screeningsteam. 
   • Als er in deze periode geen overtredingen zijn vastgesteld, dan wordt de deelnemer niet meer ‘gevolgd’ en kunnen berichten niet meer worden ingezien. 
   • Als het Screeningsteam een overtreding vaststelt in de volgperiode, of de Platformbeheerders bezwaren of risico's zien, dan vindt overleg plaats. Zij nemen samen een passend besluit:
     1. Deelnemer mag gebruik blijven maken van het platform: in dat geval wordt de deelnemer niet meer gevolgd en daarmee het inzien van berichten gestopt;
     2. Deelnemer mag het platform blijven gebruiken onder bepaalde voorwaarden. De deelnemer wordt vervolgens nog 3 maanden ‘gevolgd’ om te controleren of de regels worden nageleefd.
     3. Deelnemer mag niet verder gebruik maken van het platform, de toegang wordt permanent ontzegd.  
5. Permanente aanpassing of verwijdering van geplaatste inhoud, teksten en/of afbeeldingen van de deelnemer, wanneer de Algemene Voorwaarden of Gedragsregels overtreden worden.  
6. Tijdelijk geen toegang tot het platform: De deelnemer kan tijdelijk niet inloggen. Het doel van deze actie is het risico op (verdere) schade te verkleinen tijdens het onderzoeken van een melding of vermoeden van ernstige overtreding.
7. Uitnodiging voor persoonlijk gesprek: De Deelnemer wordt uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek. In dit gesprek wordt verkend wat de deelnemer nodig heeft en of en hoe het platform hier aan bij kan dragen. Een advies op maat volgt en kan ook een van de genoemde moderaties inhouden.
8. Permanent geen toegang tot het platform: Wanneer een ernstige overtreding is vastgesteld, wordt de deelnemer de toegang tot het platform permanent ingetrokken. Deze maatregel wordt alleen ingezet bij ernstige overtredingen, bijvoorbeeld steeds terugkerend of zwaar grensoverschrijdend gedrag (zie criteria hieronder). 

Keuze moderatie: criteria

Het Screeningsteam beoordeelt, al dan niet in overleg met de Platformbeheerders, met de volgende criteria welke moderatie actie passend is:

• Soort (potentiële) overtreding;
• Aantal betrokken deelnemers;
• Inschatting eventuele kwetsbaarheid van betrokken deelnemers;
• Bij grensoverschrijdend gedrag: inschatting van de mate / ernst van grensoverschrijding;
• Inschatting van de (potentiële) schade en/of negatieve gevolgen;
• Inschatting van het risico dat de overtreding opnieuw gebeurt, vooral bij (mogelijke) fraude of grensoverschrijdend gedrag;
• In sommige gevallen wordt overlegd met de melder over de te nemen actie;
• In sommige gevallen wordt er gesproken met de betrokken deelnemers met het doel de situatie te verhelderen. Het beginsel van hoor en wederhoor wordt gehanteerd. 

Bij (het vermoeden van) ernstige overtredingen, overleggen de Platformbeheerders en het Screeningsteam. De situatie wordt besproken en er wordt een passende moderatie actie gekozen. De actie wordt uitgevoerd door het Screeningsteam al dan niet in overleg of samen met de Platformbeheerders.
 

5.4 Communicatie 

Na de keuze en uitvoering van de best passende moderatie, wordt hierover gecommuniceerd:

1. Met de deelnemer:  
   • Wanneer er geen overtreding is vastgesteld, wordt de deelnemer hierover niet geïnformeerd. De melding wordt verwijderd. 
   • Bij het onderzoeken van een melding, nemen we contact op met de deelnemer per e-mail of telefoon. We passen het hoor- en wederhoor principe toe.  
   • Bij een vastgestelde overtreding wordt de deelnemer geïnformeerd welke overtreding is vastgesteld en het principe van hoor en wederhoor wordt toegepast. We informeren over de moderatie actie en wat dat betekent voor de deelnemer. 
      
2. Met deelnemers die negatieve gevolgen van de (mogelijke) overtreding (kunnen) ondervinden: 
   Als nodig informeren we over de gesignaleerde situatie, de bijbehorende actie en wat dit betekent voor de betrokkene. In deze communicatie delen we geen persoonsgegevens, tenzij dat voor de borging van de veiligheid echt noodzakelijk is.
    
3. Met de Platformbeheerders van betrokken platform(en): 
   Over de situatie en moderatie, vanuit onze gezamenlijke (verwerkings)verantwoordelijkheid. 
    
4. Met de melder (als dat van toepassing is): 
   We koppelen terug dat de melding in behandeling is genomen. De deelnemer wordt niet geïnformeerd over de genomen moderatie, tenzij dat noodzakelijk is door de ernst van de overtreding (zie 2)). 

5.5 Rapportage & gegevensbeheer 

Alle rapportages worden verwerkt en bewaard in overeenstemming met de Privacyverklaring.

Bij onderzoek van een melding worden de gegevens over de melding tijdelijk bewaard. 

• Wanneer een melding geen overtreding blijkt, dan wordt deze melding permanent verwijderd. 
• Bij een vastgestelde overtreding waarbij de deelnemer wel gebruik mag maken van het platform, wordt de melding en gekozen moderatie gerapporteerd door het Screeningsteam of Platformbeheerders. Deze gegevens worden net zoals andere persoonsgegevens bewaard gedurende de overeenkomst en maximaal 2 jaar daarna. 

• Bij een vastgestelde overtreding waarbij de deelnemer geen gebruik meer mag maken van het platform, wordt de overeenkomst tussen deelnemer en platform beëindigd. Alle accounts gekoppeld aan deze deelnemer worden gesloten. We bewaren minimale gegevens om herhaling te voorkomen: het e-mailadres van de betrokken accounts (en wanneer deze geen persoonsgegevens bevat de voor- en achternaam van de deelnemer), de vastgestelde overtreding en de genomen maatregelen/moderatie. De andere gegevens worden verwijderd. 

  
   

6. Periodieke herziening protocol

Dit Screeningsprotocol vormt de basis voor onze zorgvuldige om het platform veilig te kunnen gebruiken. We bekijken, samen met onze partners, regelmatig of het nog volledig is of beter kan. 

Versie 15 december 2025

Ingangsdatum 14 januari 2026